Wprowadzenie
Pojęcie „e-doręczenia” odnosi się do usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiającego wysyłanie i odbieranie korespondencji w formie elektronicznej, zrównanego w skutkach z listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Kwestie związane z omawianą usługą reguluje ustawa z 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych (t. jedn. Dz. U. 2024 poz. 1045).
Korespondencja wysyłana w ten sposób daje gwarancję (1) jednoznacznej identyfikacji nadawcy i adresata wiadomości; (2) zachowania integralności przesyłanych danych; (3) dostępu do informacji o dacie i czasie nadania oraz doręczenia wiadomości, a także dowodów tychże, (4) we wszystkich wypadkach zachowując wysoki poziom zabezpieczenia (tajemnicy) korespondencji.
Świadczenie usługi e-doręczenia a dostawca publiczny i niepubliczny
Podstawową różnicę pomiędzy usługami świadczonym przez wymienione podmioty stanowi jej odpłatność. W wypadku dostawcy publicznego założenie adresu do doręczeń elektronicznych jest bezpłatne (chyba, że chcemy rozszerzyć zakres działania usługi również na korespondencję pomiędzy podmiotami niepublicznymi). Dostawca niepubliczny z kolei może pobierać za tę usługę wynagrodzenie.
W obu wypadkach korespondencja kierowana do podmiotów publicznych (organów, urzędów itd.) nie podlega opłacie.
Od adresu do doręczeń elektronicznych należy odróżnić skrzynkę doręczeń. Adres jest indywidualnym oznaczeniem użytkownika, umożliwiającym jego jednoznaczną identyfikację, które nie może być przeniesione na innego użytkownika. Skrzynka jest natomiast narzędziem, które służy do wysyłania, odbierania i przechowywania korespondencji konkretnego użytkownika. W celu jej aktywacji niezbędne jest podanie adresu e-mail, na który w następnej kolejności przesyła się powiadomienia związane z tym procesem. Adres do doręczeń elektronicznych podlega obowiązkowemu ujawnieniu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) i Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Opcjonalnie można ujawnić też skojarzony z nim adres e-mail.
Przedsiębiorca, mający adres do doręczeń elektronicznych, wpisany do KRS jest zobowiązany do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Takiego obowiązku nie ma przedsiębiorca wpisany do CEIDG, który prowadzi skrzynkę samodzielnie.
Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych
Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG i KRS przed 1 stycznia 2025 roku są obowiązani posiadać adres do doręczeń elektronicznych, który jednak aktualizuje się w różnym czasie.
| Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG | 1 października 2026 roku |
| Przedsiębiorcy wpisani do KRS | 1 kwietnia 2025 roku |
Przedsiębiorcy rejestrowani w CEIDG i KRS po 1 stycznia 2025 roku zakładają adres do doręczeń elektronicznych podczas tej rejestracji. Również w razie składania istniejący podmiot wniosku o zmianę wpisu w KRS obowiązkowe jest wskazanie, czy dany podmiot posiada już adres do doręczeń elektronicznych, a jeżeli nie – wniosek o jego utworzenie. Przedsiębiorcy wpisani do CEIDG będą mieli analogiczny obowiązek po 30 czerwca 2025 roku.
Pomimo, że założenie adresu do doręczeń elektronicznych jest obowiązkiem przedsiębiorców wpisanych do CEIDG oraz KRS, przepisy powszechnie obowiązujące nie przewidują – jak na razie – żadnych konsekwencji za jego niewypełnienie. Jest to zatem obowiązek niesankcjonowany.
Trzeba pamiętać, że niektóre podmioty publiczne (organy, urzędy itd.) wykorzystują e-doręczenia od 1 stycznia 2025 roku. Do ich grona zalicza się m. in. Zakład Ubezpieczeń Społecznych, Narodowy Fundusz Zdrowia, urzędy skarbowe czy Urząd Patentowy. Powszechny obowiązek używania tego sposobu komunikacji będzie obowiązywać dopiero od 2029 roku. Stąd brak adresu do doręczeń elektronicznych wydłuża czas załatwiania sprawy urzędowej. W takiej sytuacji, przedsiębiorca otrzyma korespondencję w tradycyjnej formie – listu poleconego.
Korzyści wynikające z założenia adresu do doręczeń elektronicznych
Założenie adresu do doręczeń elektronicznych, oprócz tego, że jest obowiązkowe, to jest także opłacalne. Wskazując najistotniejsze korzyści, należy wymienić: (1) ograniczenie kosztów związanych z nadawaniem poczty – korespondencja kierowana do podmiotów publicznych (organy, urzędy itd.) nie podlega opłacie; (2) odbieranie korespondencji i odpowiadanie na nią jest możliwe o dowolnej porze; (3) dostawca usługi zapewnia bezpieczeństwo obrotu korespondencji; (4) uproszczenie i skrócenie procesu załatwiania spraw urzędowych. Płonne wydają się też obawy o „automatyzm” czy też poziom skomplikowania e-doręczeń. System obsługujący tę usługę jest bardzo prosty i intuicyjny (przypomina zwykłą skrzynkę mailową), a skutek doręczenia pisma powstaje dopiero po wyraźnym „odkliknięciu” stosownej opcji albo po upływie 14 dni od daty wpływu korespondencji elektronicznej (a więc analogicznie, jak w przypadku awizacji tradycyjnej poczty). Możliwe jest również upoważnienie kilku osób do obsługi skrzynki e-doręczeń, co jest istotne w przypadku urlopów, większych podmiotów czy zmian personelu.
Podsumowanie
Nowe rozwiązania wprowadzone ustawą z 18 listopada 2020 roku o doręczeniach elektronicznych wydają się praktycznie użyteczne, chociaż na ich tle pojawią się zapewne problemy praktyczne. Istotne jest zwłaszcza odpowiednie zaprojektowanie wewnętrznych procedur zapewniających z jednej strony „szczelność” z drugiej zaś kontrolę obsługi e-doręczeń. W razie jakichkolwiek pytań zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.
Autor: apl. radc. Filip Wolski
Korekta: prof. ndzw. dr hab. Andrzej Herbet
