Drugi kwartał roku to zwyczajowo okres odbywania zwyczajnych zgromadzeń wspólników (walnych zgromadzeń akcjonariuszy), podczas których udziałowcy zatwierdzają sprawozdania finansowe i sprawozdania z działalności spółek, decydują o sposobie podziału zysku lub pokrycia strat oraz o udzieleniu absolutorium członkom organów: zarządu i rady nadzorczej, a nierzadko również powołują piastunów tych organów na kolejny okres. Rozwiązanie szczególnych problemów, jakie może napotykać organizacja takiego zgromadzenia w kontekście pandemii wirusa SARS-Cov-2, ma przynieść zmiana Kodeksu spółek handlowych (ustawa z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych; t. jedn. Dz. U. z 2019 r. poz. 505 ze zm.; dalej: KSH) wprowadzona tzw. Tarczą antykryzysową 1.1, czyli ustawą z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 568; dalej: ZmCOVID-19U). Wprowadzone rozwiązania, niewątpliwie oczekiwane przez rynek, zasługują na bliższą uwagę ze względu na ich praktyczne znaczenie, tym bardziej, że nie mają one charakteru epizodycznego: zakres czasowy ich obowiązywania nie został ograniczony do okresu obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego.
Kiedy możliwe jest e-zgromadzenie?
Podstawowa zmiana wprowadzona ustawą z dnia 31 marca 2020 r. polega na umożliwieniu wzięcia udziału w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu akcjonariuszy przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, co niekiedy obrazowo określa się mianem tzw. zdalnego walnego zgromadzenia lub e-zgromadzenia. Podstawowe znaczenie mają w tej mierze przepisy art. 2341 § 1 oraz art. 4065 § 1 KSH, którym nadano następujące brzmienie:
Art. 2341. § 1 Udział w zgromadzeniu wspólników można wziąć także przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. O udziale w zgromadzeniu wspólników w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
Art. 4065. § 1. Udział w walnym zgromadzeniu można wziąć również przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej, chyba że statut spółki stanowi inaczej. O udziale w walnym zgromadzeniu w sposób, o którym mowa w zdaniu pierwszym, postanawia zwołujący to zgromadzenie.
Dodatkowo, przepisy art. 2341 § 2 oraz art. 4065 § 2 KSH stanowią w sposób w zasadzie jednobrzmiący, że zdalny udział w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu akcjonariuszy, o którym mowa powyżej, obejmuje w szczególności:
- dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników [walnym zgromadzeniu], w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad zgromadzenia wspólników [walnego zgromadzenia], przebywając w innym miejscu niż miejsce obrad zgromadzenia wspólników [walnego zgromadzenia], i
- wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników [walnego zgromadzenia].
Należy zastrzec, że możliwość odbywania zgromadzeń udziałowców spółek kapitałowych przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej była dopuszczona w polskim prawie spółek już wcześniej, na podstawie art. 2341 i art. 4065 KSH w pierwotnym brzmieniu: w spółce akcyjnej od 3 sierpnia 2009 r., a w spółce z o.o. od 3 września 2019 r. (zob. odpowiednio: art. 1 pkt 9 ustawy z dnia 5 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz ustawy o obrocie instrumentami finansowymi; Dz. U. z 2009 r. Nr 13, poz. 69 oraz art. 1 pkt 1 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych; Dz. U. z 2019 r. poz. 1543). W stanie prawnym obowiązującym przed 31 marca 2020 r. o dopuszczalności zorganizowania tzw. zdalnego zgromadzenia musiała jednak przesądzać – w sposób pozytywny – treść statutu lub umowy spółki; aktualnie konstytucja spółki może zaś taką możliwość wyłączyć. Innymi słowy, rola regulacji wewnętrznej (umownej lub statutowej) w zakresie odnoszącym się do organizacji e-zgromadzenia została zmodyfikowana z klauzuli typu opt-in na klauzulę typu opt-out.
Potrzebna decyzja zwołującego i regulamin
Jak wynika ze zmienionych przepisów art. 2341 § 1 zd. 2 oraz art. 4065 § 1 zd. 2 KSH, od dnia 31 marca 2020 r. o dopuszczeniu udziału w zgromadzeniu wspólników lub walnym zgromadzeniu akcjonariuszy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej decyduje organ lub podmiot zwołujący to zgromadzenie – czyli w przypadku zgromadzeń zwyczajnych z reguły zarząd (zob. art. 235 § 1 oraz art. 235 § 2-3 i art. 237 KSH, a także art. 399 § 1 oraz art. 399 § 2-4 i art. 400 § 3 KSH).
Zarząd nie ma jednak kompetencji do samodzielnego określenia szczegółowych zasad i procedur zdalnego uczestnictwa w zgromadzeniu. Kwestie te powinien określać regulamin udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej uchwalony przez radę nadzorczą. W przypadku spółki z o.o. regulamin ten może także zostać zatwierdzony uchwałą udziałowców lub przyjęty przez wspólnika bądź wspólników reprezentujących bezwzględną większość głosów – co notabene stanowi nową formułę podejmowania wiążących decyzji korporacyjnych, której nie sposób przypisać waloru uchwały wspólników. Regulamin zdalnego udziału w zgromadzeniu powinien określać co najmniej:
- metody identyfikacji wspólników lub akcjonariuszy na potrzeby e-zgromadzenia;
- sposób komunikacji;
- związane z tym wymagania techniczne i proceduralne;
- sposób głosowania i zgłaszania ewentualnych sprzeciwów.
W praktyce, przyjęcie stosownej regulacji powinno być pierwszym krokiem na drodze do zarządzenia i przeprowadzenia e-obrad: opis procedur związanych ze zdalnym udziałem w zgromadzeniu powinno zawierać już ogłoszenie o jego zwołaniu. Z uwagi na zróżnicowany stopień zaawansowania technologicznego inwestorów, warto dołożyć starań, aby opis ten w sposób jasny i klarowny przedstawiał „krok po kroku” czynności, jakie powinni oni podjąć chcąc uczestniczyć w posiedzeniu z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej.
Szczegóły techniczne? Nie takie straszne…
Co do zasady spółka, a uściślając – rada nadzorcza lub udziałowcy decydujący o przyjęciu ww. regulaminu, najczęściej w porozumieniu z zarządem, ma znaczny margines swobody w wyborze form udziału w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej i wykorzystywanej do tego technologii. Stosowane narzędzia i procedury muszą jednak sprostać testowi proporcjonalności: niedopuszczalne jest stosowanie rozwiązań, które nie są niezbędne ze względu na identyfikację akcjonariuszy i zapewnienie bezpieczeństwa komunikacji elektronicznej.
W najprostszym przypadku organizacja zdalnego zgromadzenia może się sprowadzać do transmisji obrad za pośrednictwem jednej z powszechnie dostępnych aplikacji do organizacji telekonferencji, jak np. Skype, Zoom, Webex czy Microsoft Teams. Proces identyfikacji wspólników lub akcjonariuszy będzie relatywnie nieskomplikowany, jeżeli jako adresy do doręczania zawiadomień o zwołaniu zgromadzenia podali oni swoje adresy mailowe (zob. art. 238 § 1 zd. 2 i art. 402 § 3 zd. 3 KSH). W innych przypadkach weryfikacja może następować z wykorzystaniem zaufanego podpisu elektronicznego (wymaganie posiadania podpisu kwalifikowanego uznaje się za rozwiązanie nieproporcjonalne) albo przez identyfikację wizualną inwestora oraz okazywanego przez niego (do kamery) dokumentu tożsamości.
Na adresy mailowe wskazane przez wspólników będą również przesyłane linki dostępowe do platformy lub ankiety elektronicznej, w której to formie będą przeprowadzane głosowania (co najmniej tajne). Spółka, która zdecyduje się na przeprowadzenie e-obrad może również, rzecz jasna, skorzystać ze jednej z wielu dostępnych już dzisiaj na rynku aplikacji lub platform służących doi tego celu, które z reguły nie wymagają nawet odrębnej instalacji na komputerze użytkownika, ale wyłącznie posiadania urządzenia z dostępem do Internetu. Zastosowanie tego typu rozwiązania, dedykowanego dla organizacji zdalnych zgromadzeń, niesie ze sobą szereg korzyści: z reguły integruje ono różne usługi i funkcjonalności, pozwalając na porządkowanie i udostępnianie materiałów, wyświetlanie na ekranach komputerów uczestników treści kolejnych projektów uchwał lub innych materiałów rozpatrywanych przez zgromadzenie, transmisję obrad i dwustronną komunikację audiowizualną, wykonywanie prawa głosu oraz generowanie stosownych raportów i ustalanie wyników głosowania.
E-zgromadzenie? Tak, ale nie wyłącznie w sieci
Mimo, że zmienione przez art. 27 COVID-19U przepisy KSH nie stanowią o tym wprost, należy podkreślić, że na tle prawa polskiego w dalszym ciągu nie jest możliwe przeprowadzenie całkowicie „odmiejscowionego”, czyli w pełni wirtualnego zgromadzenia wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy. Innymi słowy, zgromadzenie musi się odbywać w miejscu i czasie zgodnym z umową spółki albo statutem, wskazanym w ogłoszeniu o jego zwołaniu oraz z zachowaniem zasady jedności miejsca i czasu. W tym też miejscu powinien być obecny jego przewodniczący i protokolant, osoby pełniące funkcję komisji skrutacyjnej, a z reguły również otwierający zgromadzenie przedstawiciele zarządu lub rady nadzorczej. Należy przy tym pamiętać, że z punktu widzenia wspólnika lub akcjonariusza udział w zgromadzeniu przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej jest rozwiązaniem fakultatywnym; w każdym przypadku ma on prawo uczestniczyć w posiedzeniu tego organu w sposób tradycyjny. Mimo pewnych wątpliwości w tej mierze, trzeba uznać, że nie stoi temu na przeszkodzie regulacja ograniczająca możliwość przemieszczania się oraz organizowania zebrać lub zgromadzeń (zob. § 14 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 19 kwietnia 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii; Dz. U. poz. 697 oraz poprzednio obowiązujące akty prawne), oczywiście z zachowaniem stosownych wymogów sanitarno-epidemiologicznych. Uzasadniona wydaje się w tej mierze szeroka, funkcjonalna wykładnia pojęcia „spotkań i zebrań związanych z wykonywaniem czynności zawodowych lub zadań służbowych, lub pozarolniczej działalności gospodarczej”.
Lista obecności i utrwalenie przebiegu obrad
Warto również pamiętać o konieczności dołączenia do protokołu z obrad zgromadzenia przeprowadzanego z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, poza listą obecności z podpisami uczestników zgromadzenia fizycznie obecnych podczas obrad, również listy wspólników lub akcjonariuszy głosujących zdalnie. Lista ta nie wymaga podpisania przez uczestników korzystających ze środków komunikacji elektronicznej (art. 248 § 1 zd. 2 i 3, art. 421 § 2 zd. 2 KSH), powinna być natomiast podpisana przez przewodniczącego i protokolanta. Wykształcająca się dopiero praktyka korporacyjna pokaże, czy spółki, dążąc do ograniczenia pola dla ewentualnych zarzutów i kwestionowania prawidłowości odzwierciedlenia przebiegu zgromadzenia w protokole, będą decydowały się dodatkowo na dołączanie do księgi protokołów cyfrowego zapisu e-zgromadzenia lub innych dowodów zdalnego uczestnictwa udziałowców – co należy uznać za dopuszczalne, ale niewymagane.
W razie pytań lub wątpliwości zapraszamy do kontaktu.
Autor: r. pr. Andrzej Herbet
