Wprowadzenie
W dniu 25 września 2024 r. wchodzi w życie ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 92; dalej: Ustawa, UOS), która implementuje dyrektywę Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z 23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (dalej: Dyrektywa). Ustawa ta nakłada na przedsiębiorców nowe obowiązki, jednocześnie przyznając pracownikom lub osobom świadczącym na ich rzecz pracę, lub usługi na innej podstawie określone prawa, obwarowując zaniedbanie tych obowiązków lub naruszenie tych praw konkretnymi karami.
Kim jest sygnalista?
Sygnalistą jest osoba wykonująca na rzecz przedsiębiorcy pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, a także akcjonariusz lub wspólnik spółki, która zgłasza temu przedsiębiorcy, organowi publicznemu w rozumieniu UOS lub Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo podaje do wiadomości publicznej informację o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą. Sygnalistą może być również były pracownik lub kandydat do pracy.
Naruszenie prawa, które może być przedmiotem zgłoszenia sygnalisty, jest definiowane bardzo szeroko, jako działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa. Wśród najistotniejszych przykładów wymienionych w ustawie można wskazać: korupcję, pranie pieniędzy, naruszenia przepisów prawa zamówień publicznych, regulacji dotyczących bezpieczeństwa produktów, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych, interesów finansowych Skarbu Państwa, jednostki samorządu terytorialnego lub UE. Katalog ten może być rozszerzony przez konkretnego przedsiębiorcę o naruszenia obowiązujących u niego regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych. Przepisy UOS nie znajdują natomiast zastosowania do informacji objętych przepisami o ochronie informacji niejawnych, tajemnicą zawodową, postępowaniem karnym oraz zamówień w dziedzinach obronności i bezpieczeństwa państwa.
Co kluczowe w nowej regulacji, od chwili zgłoszenia lub ujawnienia publicznego sygnalista podlega ochronie na zasadach określonych w UOS, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że ujawniana informacja jest prawdziwa i wskazuje na naruszenie prawa.
Obowiązki i zakazy wynikające z ustawy o ochronie sygnalistów
Ustawa wprowadza nowe obowiązki i zakazy dla wszystkich przedsiębiorców, na rzecz których według stanu na 1 stycznia i 1 lipca danego roku wykonuje pracę zarobkową co najmniej 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty (a także jednostek samorządu terytorialnego zobowiązanych do jej stosowania, tj. z wyłączeniem gmin lub powiatów liczących mniej niż 10.000 mieszkańców).
Obowiązek wdrożenia procedury zgłoszeń wewnętrznych
Przede wszystkim, w razie spełniania warunków, o których mowa powyżej, niezbędne jest wprowadzenie procedur związanych z sygnalizacją nieprawidłowości w funkcjonowaniu danego przedsiębiorcy, określających m.in. kompetencje, zasady postępowania, w tym obowiązek potwierdzenia zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych. W pozostałych wypadkach ustalenie takiej procedury jest fakultatywne.
Procedurę zgłoszeń wewnętrznych ustala się w drodze konsultacji z zakładową organizacją związkową albo zakładowymi organizacjami związkowymi, bądź też – w ich braku – z przedstawicielami osób świadczących pracę, wyłonionymi w trybie przyjętym w danej jednostce.
Konsultacje te trwają nie krócej niż 5 dni i nie dłużej niż 10 dni, a procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania jej do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty u danego przedsiębiorcy.
Przedsiębiorca gwarantuje, że procedura zgłoszeń wewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych uniemożliwiają nieupoważnionym osobom uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty, osoby, której dotyczy zgłoszenie, oraz osoby trzeciej wskazanej w zgłoszeniu.
Obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych
W UOS przewidziano również obowiązek prowadzenia przez przedsiębiorcę rejestru zgłoszeń wewnętrznych. Przedsiębiorca ten jest administratorem danych osobowych zgromadzonych w tym rejestrze.
Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Zakaz podejmowania działań odwetowych
Przedsiębiorca nie może podejmować wobec sygnalisty działań odwetowych, próby ani groźby ich podjęcia. Takie działania nie mogą być przedsięwzięte także wobec osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia i powiązanych z sygnalistą.
Tytułem przykładu, w przypadku, w którym praca jest świadczona na podstawie stosunku pracy, wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania, polegające m. in. na: wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy, obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę, zastosowaniu kary porządkowej lub środka o podobnym charakterze, mobbingu czy dyskryminacji. Warto podkreślić, że jeżeli pracodawca podejmie wobec sygnalisty działania, które mogą być traktowane jako odwetowe, to na nim spoczywa ciężar udowodnienia, że nie miały one takiego charakteru. Sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku.
Konsekwencje nieprzestrzegania przepisów ustawy o ochronie sygnalistów
Przestrzeganie przepisów UOS zostało zabezpieczone sankcjami prawnymi, w tym o charakterze karnym. Karą grzywny, ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności jest zagrożone m.in. podejmowanie działań odwetowych wobec sygnalisty lub ujawnienie jego tożsamości, natomiast karą grzywny – nieustanowienie lub nieprawidłowe ustanowienie przez członków kadry zarządzającej procedury zgłoszeń wewnętrznych.
Podsumowanie
Wejście w życie UOS wiąże się z szeregiem nowych obowiązków i działań po stronie przedsiębiorców, które ci powinni przedsięwziąć odpowiednio wcześnie, przygotowując swoją organizację do prawidłowego stosowania nowej regulacji. W przypadkach wątpliwych zasadne wydaje się także uwzględnianie kontekstu europejskiego oraz dotychczasowych doświadczeń z funkcjonowaniem regulacji chroniących sygnalistów w innych państwach – co istotne tym bardziej, że ewentualne uchybienia są obwarowane karami.
W razie pytań związanych z wprowadzaniem lub stosowaniem nowych regulacji zapraszamy do kontaktu z Kancelarią.
Autor: apl. radc. Filip Wolski
